kiến thức Hệ thống ứng dụng quản lý cho doanh nghiệp - Nên tự xây dựng hay tìm mua các ứng dụng có sẵn trên thị trường?

Trong thời buổi mọi thứ không ngừng thay đổi, các doanh nghiệp đang cố gắng để thích nghi với những tình huống mới và những yêu cầu mới của thị trường mỗi ngày. Mỗi doanh nghiệp đều đang tìm cách để đáp ứng những nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng mà vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc của toàn thể bộ phận nhân viên.​

Đây là lý do mà những công cụ hỗ trợ để giải quyết những vấn đề ngày càng trở nên cần thiết, nhằm giúp các nhân viên bộc lộ được hết tiềm năng của bản thân trong công việc. Những công cụ và những ứng dụng này thường đa dạng cả về chủng loại lẫn công dụng, nhưng đôi lúc, ứng dụng hoặc công cụ có thể đáp ứng một nhu cầu cụ thể mà cá nhân, doanh nghiệp cần lại không có sẵn trên thị trường. Thế nên việc cân nhắc tự xây dựng ứng dụng cho riêng bạn ngay thời điểm này có thể mang lại nhiều lợi ích mà mà người dùng không ngờ đến.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về những loại ứng dụng bạn có thể tự xây dựng và sự cần thiết của việc tự xây dựng ứng dụng cho riêng bạn.

Autotable - Nền tảng No - code để phát triển ứng dụng quản lý cho doanh nghiệp

Làm sao để đưa ra quyết định là nên tự xây dựng hay nên mua một ứng dụng?​

Việc tự thiết kế hay mua một ứng dụng luôn là quyết định cần cân nhắc kỹ lưỡng của các doanh nghiệp khi tìm kiếm giải pháp để giải quyết vấn đề mà họ đang đối mặt. Câu hỏi này bắt nguồn từ sự đắn đo giữa việc nên xây dựng một giải pháp nội bộ bằng cách sử dụng nguồn lực IT sẵn có hay nên mua một ứng dụng đã có trên thị trường để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

“Việc tự thiết kế hay mua một ứng dụng luôn là quyết định cần cân nhắc kỹ lưỡng của các doanh nghiệp khi tìm kiếm giải pháp để giải quyết vấn đề mà họ đang đối mặt”

Click to expand...

Thông thường những người quản lý của doanh nghiệp sẽ thiên về quyết định mua một phần mềm sẵn có vì tự xây một ứng dụng của riêng doanh nghiệp hoặc đặt thiết kế giải pháp kinh doanh tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp thường sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và chi phí. Dù thế nào đi nữa, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc tự xây dựng giải pháp nội bộ là hoàn toàn khả thi, nên đã đến lúc cân nhắc về việc có nên mua các giải pháp, ứng dụng có sẵn liệu có còn là lựa chọn tốt nhất cho các vấn đề của bạn. Những yếu tố tiếp theo đây sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về việc nên mua hay nên tự thiết kế ứng dụng cho riêng mình.

5 yếu tố ảnh hưởng tới quyết định nên mua hay tự xây dựng ứng dụng quản lý của Doanh Nghiệp

1. Chi phí​

   Bạn cần phải nắm rõ về khoản chi phí trong khả năng chi trả của mình là bao nhiêu trước khi quyết định giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đã dự tính một quỹ ngân sách dành riêng cho việc xây dựng một ứng dụng vững mạnh, đảm bảo vận hành tốt trong thời gian dài, thì tự xây dựng ứng dụng là giải pháp đúng nhất cho vấn đề của bạn.
   Dù vậy, với những công nghệ mới với nền tảng No-code hoặc Low-code sẽ giúp cho việc tự xây dựng ứng dụng, hệ quản lý dễ dàng hơn mà không cần hoặc ít kiến thức về lập trình, thì mức chi phí cho việc tự thiết kế ứng dụng bằng những nền tảng này cũng sẽ giúp tiết kiệm mức chi phí xuống thấp nhất có thể.
   Một ứng dụng có sẵn trên thị trường thường sẽ là phù hợp nhất cho ngân sách của bạn, vì chi phí bảo trì và xây dựng sẽ được bên nhà cung cấp phân bổ đều cho tất cả khách hàng. Do đó bạn sẽ chỉ phải chi trả một mức phí vừa phải cho một ứng dụng có thể sử dụng ngay..

2. Thời gian​

   Đối với những ứng dụng có sẵn, đương nhiên sẽ dễ dàng hơn để bạn quyết định chọn sử dụng công cụ nào, làm sao để dùng nó, và sau đó là tiến hành thực hiện nó. Bạn có thể nhanh chóng nắm bắt các tính năng có trong ứng dụng có sẵn, từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian cho bạn. Tuy nhiên bạn vẫn sẽ cần một cá nhân hay 1 team để hỗ trợ vận hành ứng dụng và xử lý các vấn đề phát sinh.
   Còn nếu tự xây dựng ứng dụng của riêng mình thì bạn cần cân nhắc xem liệu bạn có thời gian để chờ đợi phát triển, chỉnh sửa, testing ứng dụng. Việc này chắc chắn sẽ tốn nhiều thời gian hơn là mua một giải pháp có sẵn trừ khi bạn sử dụng một nền tảng No-code hoặc Low-code giúp đẩy nhanh đáng kể quá trình phát triển phần mềm.

3. Kiểm soát​

   Mua một ứng dụng có sẵn trên thị trường đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải chấp nhận những tính năng, chức năng do ứng dụng đó thiết kế sẵn. Các ứng dụng đó sẽ được xây dựng dựa trên mô hình hoạt động chung, hoặc theo kinh nghiệm của nhà phát triển. Thông thường là bạn sẽ phải chỉnh sửa mô hình hoạt động của mình theo nguyên tắc hoạt động của phần mềm, ứng dụng và việc đó sẽ phát sinh ra nhiều vấn đề cho hoạt động của doanh nghiệp.
   Tự xây dựng phần mềm ứng dụng của bạn cho phép bạn có độ kiểm soát đối với những tính năng có trên ứng dụng đó. Ứng dụng khi đó sẽ được thiết kế theo mô hình hoạt động của doanh nghiệp bạn, giảm sự thay đổi trong hoạt động, các vấn đề phát sinh do không đồng bộ với thực tế doanh nghiệp đang vận hành.

4. Rủi ro​

   Khi mua một ứng dụng bạn sẽ phải đối mặt với rủi ro như hoặc là phải chia sẻ dữ liệu, thông với những người hỗ trợ, quản lý phần mềm đó hoặc là nguy cơ lỗi phần mềm, nặng hơn là virus trong hệ thống. Ngoài ra Bạn phải trông chờ phía nhà cung cấp mỗi khi muốn sửa chữa khi gặp vấn đề trong quá trình sử dụng.
   Ngược lại, khi tự xây dựng ứng dụng, nếu có hệ thống kiểm soát chất lượng, testing kỹ lưỡng, bạn sẽ tránh hoặc giảm được những rủi ro khi vận hành. Trong trường hợp xảy ra vấn đề thì bạn hoàn toàn có thể khắc phục ngay lập tức.

5. Cơ hội​

   Thông thường trong kinh doanh, bạn sẽ nghĩ tới phần mềm khi gặp vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động, tăng chi phí, thiệt hải, giảm doanh thu … Do đó khi mua một ứng dụng bạn sẽ nhanh chóng sử dụng, xử lý được vấn đề, tập trung thời gian và sức lực để tìm kiếm thêm nhiều cơ hội do không còn tốn thời gian để xử lý, quản lý những vấn đề tiêu cực hoặc nhỏ nhặt.
   Xây dựng ứng dụng có thể khiến doanh nghiệp của bạn tốn nhiều thời gian, nhân lực (đặc biệt đội ngũ IT, cũng như các bộ phận quản lý), đi kèm theo đó là vấn đề của việc đảm bảo việc vận hành công việc bình thường, phải tăng ca, giảm năng suất, không có thời gian đi mở rộng thị trường.... Do đó bạn có thể sử dụng nền tảng No-code để có thể phần nào khắc phục, giảm bớt gánh nặng trong việc xây dựng ứng dụng.

Loại ứng dụng nào thường được xây dựng hay mua?​

Khi quyết định liệu nên mua hay tự xây dựng một ứng dụng, việc cần làm là phải xác định được bạn sẽ dùng ứng dụng đó cho việc gì. Mọi ứng dụng đều cần có một mục đích sử dụng cụ thể rõ ràng., và doanh nghiệp cần quyết định giữa việc sẽ tự xây dựng một ứng dụng với tiêu chuẩn cụ thể hay là sẽ mua một ứng dụng với các tính năng được quyết định trước đó.
Nói chung, các doanh nghiệp được khuyên nên tự xây dựng ứng dụng giúp đáp ứng đúng với tiêu chuẩn năng lực trọng yếu của công ty. Những tiêu chuẩn đó có thể bao gồm những điểm bán hàng độc nhất (USPS) giúp tạo nên sự khác biệt làm nổi bật sự độc đáo của công ty bạn cũng như là những dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cung cấp có gì khác biệt với doanh nghiệp khác. Nếu một ứng dụng tốt hơn và cụ thể rõ ràng có thể giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường, thì việc tự xây dựng ứng dụng nhằm đáp ứng đúng nhu cầu trong doanh nghiệp sẽ là lựa chọn khôn ngoan.
Tự xây dựng ứng dụng để phục vụ những tiêu chuẩn năng lực trọng yếu cũng sẽ cho phép bạn quyết định có nên lồng ghép thêm những chương trình nào khác vào cũng như thiết kế giải pháp đáp ứng đúng những nhu cầu của bạn. Tự xây dựng ứng dụng sẽ vô cùng hữu ích nếu bạn kinh doanh một ngành nghề mang tính chuyên môn cao hoặc doanh nghiệp có nhiều đòi hỏi riêng mà các ứng dụng sẵn có trên thị trường không thể đáp ứng đúng và đủ được.
Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực với nhiều thông tin nhạy cảm cũng được khuyên là nên tự xây dựng ứng dụng. Việc tự xây và thiết kế ứng dụng cho phép doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ và các hoạt động mà không cần phải thông qua ứng dụng của một bên thứ ba tiềm ẩn nhiều nguy cơ rò rỉ thông tin bảo mật. Tuy nhiên, vẫn có nhiều vấn đề với việc tự xây dựng ứng dụng, dễ thấy nhất chính là tốn thời gian và khoản kinh phí lớn. Ngoài ra, do luôn có khoảng khác biệt, chênh lệch giữa kiến thức chuyên ngành và kiến thức lập trình nên việc tự xây dựng cũng sẽ có những khó khăn nhất định. Các nền tảng No-code hoặc Low-Code phần nào giải quyết được vấn đề này.
Với các doanh nghiệp có ngân sách thấp hoặc không đòi hỏi cao về các tính năng công nghệ thì được khuyến nghị là nên mua một ứng dụng có sẵn. Nếu ngân sách của bạn không quá cao, thì tốt hơn hết là bạn nên tìm một ứng dụng đang có sẵn trên thị trường và đủ tốt để đáp ứng các nhu cầu mà doanh nghiệp bạn đặt ra. Bên cạnh đó, nếu đội IT của bạn thiếu chuyên môn kỹ thuật để phát triển ứng dụng riêng, thì sẽ tốt hơn khi lựa chọn mua một ứng dụng thay vì đặt nhiều áp lực và trách nhiệm xây dựng ứng dụng lên đội IT và cũng sẽ không đảm bảo hiệu quả.
Mua một ứng dụng cũng là một lựa chọn tốt nếu bạn cần một ứng dụng giúp gia tăng năng suất chỉ trong thời gian ngắn. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực công nghiệp đời thường, thì chắc hẳn trên thị trường đã có sẵn một ứng dụng giúp hỗ trợ cho bạn. Nếu một ứng dụng thiết kế riêng sẽ không mang lại lợi thế cạnh tranh cho lĩnh vực doanh nghiệp của bạn, thì việc mua một ứng dụng mạnh có sẵn sẽ là ý kiến tốt cho doanh nghiệp của bạn.
Với các công nghệ hiện đại trong những năm gần đây giúp bạn đạt được lợi thế tương tự từ hai lựa chọn trên, bất kể những thử thách mà bạn phải đối mặt khi lựa chọn giữa sẽ tự xây dựng hay sẽ mua một ứng dụng. Nền tảng phát triển ứng dụng No-code chính là phương pháp mới có thể giúp bạn tự xây dựng ứng dụng của riêng bạn mà không cần tốn nhiều thời gian và không yêu cầu ngân sách chi tiêu cao. Nền tảng phát triển No-code cũng dễ dàng sử dụng cho tất cả mọi người bất kể họ có kinh nghiệm trong lĩnh vực lập trình hay không. Loại hình thiết kế ứng dụng trên nền tảng phát triển No-code này giúp giảm tải khối lượng công việc cho đội IT của doanh nghiệp và cho phép nhân viên của bạn tạo ra ứng dụng đáp ứng đúng nhu cầu của họ, ngay cả trong những việc đơn giản nhất.

Làm thế nào để các lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp khác nhau có thể đạt được lợi ích trong việc sử dụng không mã hóa?​

Nền tảng xây dựng ứng dụng No-code có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn với nhiều phương thức khác nhau. Bất kể là quy mô hay kích thước, mọi lĩnh vực doanh nghiệp đều có thể nhận được lợi ích trong việc áp dụng loại ứng dụng này. Doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn, và cả những công ty khởi nghiệp đều có thể dùng ứng dụng này để thúc đẩy năng suất và dựng ứng dụng mang tính cá nhân hóa

1. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ:​

   Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể dùng nền tảng No-code để giải quyết những vấn đề trong từng bộ phận, phòng ban cụ thể. Xây dựng ứng dụng của riêng bạn có thể giúp chia sẻ, quản lý hoặc tự động hóa nhiều chức năng khác nhau trong cùng một nền tảng chung. Ví dụ, xây dựng một ứng dụng riêng giúp bạn quản lý bộ phận nhân sự xử lý và hợp lý hóa tiến độ làm việc của các phòng ban cụ thể khác. Quá trình thủ công và lập đi lập lại một thao tác có thể dễ dàng được tự động hóa, từ đó gia tăng năng suất và hiệu quả vận hành tốt hơn.

2. Với doanh nghiệp lớn:​

   Doanh nghiệp lớn có thể dùng nền tảng No-code để xây dựng các ứng dụng để xử lý các lỗ hổng trong quy trình quản lý công việc của toàn công ty. Lỗ hổng quy trình thường không thể tránh khỏi ngay cả hệ thống ứng dụng phức tạp nhất và nền tảng No-code có thể giúp giải quyết vấn đề này thông qua những nỗ lực xây dựng các ứng dụng để tự động hóa. Giải pháp được xây từ nền tảng No-code sau đó có thể được lồng ghép vào hệ thống IT nguyên gốc, tiến hành giải pháp chạy thử, kiểm tra và giúp quá trình xử lý vận hành và hợp tác được trơn tru hơn. Giải pháp sử dụng nền tảng No-code để xử lý vấn đề Lỗ hổng quy trình này có thể áp dụng khi sử dụng các phần mềm, ứng dụng có sẵn trên thị trường nhưng không chính xác với nhu cầu của bạn và tạo ra các lỗ hổng quy trình cũng như có thể dùng để kết nối các phần mềm, ứng dụng đang sử dụng lại với nhau.

3. Công ty khởi nghiệp:​

   Nền tảng No-code có thể giúp các công ty khởi nghiệp xây dựng ứng dụng để kiểm tra Minimum Viable Product (MVP) nhanh hơn. Nhìn chung, phát triển ứng dụng có thể tốn rất nhiều thời gian gây cản trở cho nhà khởi nghiệp trong việc kiểm tra thử sản phẩm của họ trên thị trường để xác định nhu cầu của thị trường và trải nghiệm từ người dùng. Phát triển ứng dụng từ nền tảng No-code có thể giúp họ đưa MVP ra thị trường nhanh hơn mà không cần tiêu tốn chi phí phát triển quá lớn.

Lời kết​

Hiện nay, việc phải có hệ thống quản lý, chia sẻ thông tin, dữ liệu một cách dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng là điều kiện cần thiết để một doanh nghiệp phát triển, dù lớn hay nhỏ. Khác với trước đây, xây dựng một ứng dụng, hệ thống quản lý là một dự án lớn và phức tạp đối với hầu hết doanh nghiệp, tốn nhiều thời gian, chi phí. Nhưng hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, việc mua một ứng dụng, hệ thống quản lý đã dễ dàng hơn với chi phí thấp hơn rất nhiều.
Tuy nhiên không phải mô hình kinh doanh nào, vấn đề nào cũng có thể tìm mua ứng dụng phù hợp trên thị trường, đôi khi chỉ là một vấn đề nhỏ nhưng cần thiết của một doanh nghiệp. Do đó việc tự xây dựng ứng dụng, hệ thống quản lý là giải pháp hợp lý. Vậy khi nào cá nhân, doanh nghiệp nên tự xây ứng dụng của mình?
Theo www.autotable.vn