Gửi các my fen ở đây bài tôi tìm được trên facebook cop về cho các my fen đọc tham khảo (cho cả chính tôi tham khảo nữa)
Những người trông có vẻ tài giỏi thường phân tích vấn đề như thế nào?
Dịch: Xi Xi| Bài dịch thuộc quyền sở hữu của dịch giả và chỉ được đăng tải tại Weibo Việt Nam, vui lòng không tự ý repost.
Thường khi làm một trang trình bày phương án như PPT nhưng bạn không giảng giải rõ được vấn đề, nhưng người khác chỉ cần một câu hỏi là dường như đã phát hiện ra mấu chốt, đây rốt cuộc là kiểu tư duy như thế nào?
Trả lời: 常青
Tôi đề xuất bộ công cụ siêu thực tế: tư duy cấu trúc. Bộ tư duy này có thể giúp bạn khi đối mặt với bất kỳ vấn đề nào cũng không bị hoang mang, có thể nhanh chóng sắp xếp lại suy nghĩ, đưa ra giải pháp không thua kém chuyên gia tư vấn, xem xong là có thể áp dụng ngay!!!
Tóm tắt nội dung: Trong khi đọc phần dưới đây, khuyến khích bạn vừa đọc vừa mang theo vài câu hỏi sau:
1. Tư duy cấu trúc là gì?
2. Trong bài tôi cung cấp mấy loại nguyên tắc dùng tư duy cấu trúc để phân tích vấn đề, những nguyên tắc này lần lượt đại diện cho điều gì?
3. Tư duy cấu trúc liệu còn có những cách dùng mở rộng khác không?
Hãy đặt câu hỏi tư duy cấu trúc là gì? Hãy cùng đi vào một tình huống trước đã. Khi tôi phỏng vấn vào Baidu, người phỏng vấn đã hỏi tôi một câu: Giả sử bạn là quản lý vận hành, tại một thời điểm quan trọng của một dự án lớn, một thành viên cực kỳ quan trọng trong nhóm của bạn đột nhiên tuyên bố muốn nghỉ việc, việc anh ta rời đi chắc chắn sẽ khiến dự án không thể hoàn thành như dự kiến, lúc này bạn sẽ làm gì?
Nếu bạn là tôi lúc đó, bạn sẽ trả lời như thế nào? Bạn có thể dừng lại một phút suy nghĩ ... Mặc dù tôi chưa từng có kinh nghiệm xử lý tình huống như thế này, nhưng chỉ cần suy nghĩ một lát là kế sách đã hiện ra trong đầu...
Tôi đã trả lời như sau: Về vấn đề này, tôi sẽ xử lý từ hai phương diện, phương diện thứ nhất là "giữ", phương diện thứ hai là "Đi". Vậy "giữ" nghĩa là gì? Chính là trước tiên tìm mọi cách để giữ anh ta ở lại! Tôi sẽ lập tức tìm gặp anh ta, từ hai phương diện là nguyên nhân nội tại và nguyên nhân bên ngoài, làm rõ lý do thực sự khiến anh ta đột ngột muốn nghỉ việc, nếu có khó khăn thì cố gắng giúp anh ta giải quyết, điều chỉnh chiến lược một cách phù hợp. Sau khi tôi đã tìm ra nguyên nhân nghỉ việc của anh ta, tôi cũng sẽ từ hai phương diện để giữ anh ta, trước hết là tác động từ góc độ lý tính, nói đến lợi ích trực tiếp của anh ta, ví dụ nhấn mạnh phần thưởng sau khi dự án hoàn thành, cơ hội phát triển nghề nghiệp, ... Tiếp đó là tác động từ góc độ cảm tính, như huy động toàn bộ phòng ban níu giữ anh ta, cứ như vậy dùng cả cảm tính + lý tính tấn công hai đầu, lòng người đều là thịt cả, chỉ cần không phải là mâu thuẫn quá lớn, ai có thể dứt khoát rời đi như vậy? Đương nhiên, trong khi làm công tác "giữ", tôi còn sẽ bắt tay vào kế hoạch B, chuẩn bị dự phòng cho phương án này, luôn sẵn sàng cho tình huống tồi tệ nhất, ví dụ, khẩn cấp tìm người có thể tiếp nhận công việc của anh ta, tìm kiếm sự hợp tác liên phòng ban, để giảm thiểu tổn thất xuống mức thấp nhất...
Tôi nhớ rất rõ, sau khi tôi tuôn ra một tràng "khua môi múa mép" xong, tôi có thể cảm nhận rõ vẻ mặt kinh ngạc của HR. Sau đó HR nói với tôi, thực ra phía sau câu hỏi này còn có một cái bẫy dành cho ứng viên. Cô ấy nói: cho dù ứng viên đưa ra phương án giữ người, cô ấy vẫn sẽ hỏi tiếp: “dù bạn dùng cách gì, nhưng cuối cùng người đó vẫn rời đi, vậy bạn sẽ làm gì?” Nhưng câu trả lời của tôi, cùng cách phân tích tôi đưa ra, đã chặn hết đường hỏi tiếp của cô ấy ngay từ đầu.
Bạn đọc đến đây có thể sẽ nghĩ: bạn giỏi thật, suy nghĩ toàn diện, logic chặt chẽ, phản ứng nhanh! Tôi thực sự giỏi thế sao? Thực tế là, phản ứng tại chỗ của tôi luôn rất kém, chỉ số thông minh của tôi cũng bình thường, ở trường luôn là học sinh kém bị thầy cô coi thường. Nhưng tôi có một bộ công cụ tư duy, chính nhờ công cụ này tôi mới có thể nhanh chóng đưa ra giải pháp không thua kém gì những chuyên gia tư vấn. Vậy bộ công cụ suy nghĩ đó là gì? Chinh là tư duy cấu trúc.
Phần hai: Vậy tư duy cấu trúc là gì? Tôi sẽ không trả lời ngay câu hỏi này của bạn, chúng ta hãy đi vào một tình huống nữa. Bây giờ, tôi đưa bạn một con bò, yêu cầu bạn cắt cho tôi phần thịt bò ngon nhất. Xin hỏi bạn sẽ cắt như thế nào? Nếu bạn không có tư duy cấu trúc, khi đối mặt với một con bò, bạn sẽ bắt đầu thấy mông lung... Cắt từ đầu, từ cổ, từ mông hay từ bụng, nếu cắt hỏng phần thịt ngon thì sao? Nếu gặp xương thì sao? Nhưng trong mắt của Bào Đinh (người đầu bếp nổi tiếng thời cổ đại), con bò này đã biến thành như thế này (hình đính kèm - tóm tắt là hình con bò được chia thành các phần thịt khác nhau)
Vấn đề cũng giống như con bò này, còn phân tích vấn đề thì cũng giống như việc bạn nên xẻ con bò này như thế nào vậy.
Lấy ví dụ như ở trên: Khi HR đưa ra câu hỏi này, nếu bạn không có tư duy cấu trúc, thứ bạn nhìn thấy có lẽ là một con bò lớn không biết phải hạ dao từ đâu, bạn sẽ hoảng loạn, rồi mỗi chỗ khứa một dao, đâm chém loạn xạ
Bạn có thể sẽ nói thế này:
• Vậy thì tìm anh ta nói chuyện xem sao.
• Dùng hợp đồng để ràng buộc anh ta.
Thậm chí bạn còn vô tư hỏi ngược lại HR rất nhiều câu:
• Tại sao anh ta lại muốn đi ?
• Có ai thay thế anh ta không ?
• Có phải các anh chị trả lương không đủ không ?
Thậm chí, đa số mọi người sau khi nghe xong vấn đề sẽ hoàn toàn bối rối, đầu óc trống rỗng, đứng đó như khúc gỗ, một giải pháp cũng không đưa ra nổi!!!
Khi bạn hiểu rằng con bò không chỉ là một con bò, mà nó được cấu thành từ các phần như: thịt nạm, thịt thăn, thịt mềm… cùng nhiều phần khác.
Nhìn toàn bộ con bò dưới góc độ cấu trúc, bạn sẽ giống như người mổ bò, theo đúng thớ thịt mà cắt, ra tay nhanh gọn, xử lý vấn đề một cách trơn tru, rõ ràng từng phần.
Dùng tư duy cấu trúc để nhìn nhận và mổ xẻ vấn đề, đó chính là tư duy cấu trúc!!!
Khi bạn có ý thức về cấu trúc của vấn đề, bạn có thể nhanh chóng làm rõ luồng suy nghĩ để phân tích, đồng thời có thể phân tích toàn diện vấn đề một cách, không góc chết, tư duy chặt chẽ, diễn đạt rõ ràng!!
Được rồi, thông qua những điều trên bạn đã thấy được sức mạnh của tư duy cấu trúc.
Vậy làm thế nào để dùng tư duy cấu trúc để phân tích vấn đề? Chúng ta hãy lấy ví dụ phỏng vấn ở trên, tôi sẽ làm chậm lại toàn bộ quá trình suy nghĩ để cho bạn thấy rõ cách tư duy cấu trúc vận hành, giúp bạn nắm trọn công cụ tư duy biến tầm thường thành thần kỳ này.
1. Phân tích vấn đề trước tiên phải xác định vấn đề.
Nghĩa là trước khi phân tích bất kỳ vấn đề nào, nhất định phải làm rõ mình muốn giải quyết vấn đề gì, cũng như mục tiêu cuối cùng của vấn đề đó là gì, làm sao để nhìn thấu hiện tượng để thấy được bản chất của vấn đề! Quay lại bối cảnh phỏng vấn nêu trên: Vấn đề cần giải quyết rõ ràng không phải là chuyện ai đó nghỉ việc, mà là việc người đó nghỉ việc sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Chỉ cần đảm bảo tiến độ bình thường, thì dù ai đó có nghỉ việc cũng chỉ là chuyện nhỏ, mục tiêu cuối cùng là không để tiến độ dự án bị ảnh hưởng. Có mục tiêu này rồi, bạn làm việc sẽ không bị lệch hướng!! Khi đã làm rõ vấn đề cần giải quyết, chúng ta sẽ tiến hành bước phân tích tiếp theo.
1. Phân tích các yếu tố cấu thành vấn đề
Sau khi xác định rõ vấn đề và mục tiêu, phải phân tích cấu trúc của vấn đề. Cấu trúc của vấn đề này rất rõ ràng: Vì HR đã nói người này sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, nên anh ta là điểm mấu chốt cấu thành nên vấn đề này. Tuy nhiên, nếu tư duy của bạn chỉ dừng lại ở đây, thì tư duy của bạn vẫn còn thiếu sót, chưa được chặt chẽ, và sẽ rơi vào cái bẫy phía sau của HR!! Tại sao lại nói như vậy? Bởi vì toàn bộ sự việc chắc chắn sẽ có hai kết quả. Thứ nhất là: Trường hợp có thể giữ chân được. Thứ hai là: Trường hợp không giữ chân được. Trong thực tế, nếu bạn chỉ nghĩ đến trường hợp thứ nhất, rồi sau khi bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức vào người đó, cuối cùng họ vẫn nói lời từ biệt, thì bạn sẽ ở thế bị động. Lúc này bạn mới đi tìm biện pháp cứu vãn thì sẽ càng làm chậm trễ tiến độ dự án. Vì vậy, chúng ta buộc phải cân nhắc mọi tình huống, làm sao để tư duy chặt chẽ, không có sơ hở, để hóa giải nguy cơ từ sớm. Vậy làm thế nào để có được tư duy chặt chẽ, xây dựng nên tư duy cấu trúc mạnh mẽ? Để trả lời câu hỏi này, chúng ta phải dẫn ra nguyên tắc MECE nổi tiếng.
1. Khi phân tích vấn đề, dùng MECE để bao quát toàn bộ cấu trúc.
Vậy quy tắc MECE là gì? Quy tắc MECE có tên đầy đủ là: Mutually Exclusive Collectively Exhaustive. MECE là khái niệm cốt lõi được chuyên gia tư vấn nổi tiếng của McKinsey là Barbara Minto đưa ra trong cuốn sách "Nguyên lý Kim tự tháp", nghĩa tiếng Việt là "không trùng lặp, không bỏ sót". Tức là đối với một vấn đề quan trọng, có thể phân loại sao cho không trùng lặp và không bỏ sót. Định nghĩa nghe có vẻ trừu tượng, dưới đây là một ví dụ giúp bạn hiểu ngay quy tắc MECE là gì. Ví dụ, lấy các yếu tố cấu thành nên con người làm ví dụ. Nếu xét từ góc độ giới tính: Con người có thể chia thành đàn ông và phụ nữ, bạn không tìm thấy người nào nằm ngoài hai giới tính này (Lưu ý: Thái giám, người chuyển giới... không nằm trong phạm vi thảo luận), vì vậy hai khái niệm này có thể bao phủ toàn bộ nhân loại, do đó chúng phù hợp với MECE.
Tương tự, nếu xét từ tuổi tác: Con người cũng có thể chia thành người lớn trên 18 tuổi và trẻ vị thành niên dưới 18 tuổi, bạn không tìm thấy con người nào nằm ngoài hai nhóm này, chúng cũng có thể bao phủ cấu trúc toàn bộ quần thể nhân loại, nên chúng cũng phù hợp với MECE. Tuy nhiên, người già và trẻ con không thể bao quát toàn bộ quần thể nhân loại, vì trong cấu trúc con người, ngoài người già và trẻ con ra còn có trẻ sơ sinh, thanh niên... Nếu bạn chỉ dùng "người già", "trẻ con" để mô tả toàn bộ con người thì sẽ bị sót, nên nó không phù hợp MECE. Còn nếu bạn dùng ba khái niệm "đàn ông", "phụ nữ", "trẻ con" để khái quát cấu trúc toàn bộ con người thì cũng không được. Bởi vì đàn ông và phụ nữ đều bao gồm cả khái niệm trẻ con, mà trẻ con cũng có trẻ con nam và trẻ con nữ, như vậy các khái niệm bị chồng chéo lên nhau, nên chúng cũng không phù hợp MECE.
Quay lại ví dụ bạn đầu. Nếu bạn dùng MECE để kiểm tra lại, bạn sẽ phát hiện ra cấu trúc của mình có lỗ hổng, bạn chỉ nghĩ cách để giữ anh ta lại mà bỏ qua việc nếu anh ta nhất quyết muốn đi thì sẽ ra sao. Như vậy, luồng suy nghĩ của bạn sẽ chia làm hai ngả, giữ được thì sao, không giữ được thì sao. Sau khi có luồng suy nghĩ này, bạn sẽ biết bước tiếp theo nên triển khai phân tích ra sao. Kết quả tốt nhất là giữ được người, nên trước tiên tập trung vào việc làm thế nào để giữ họ lại. Vậy làm sao để giữ chân họ? Chúng ta đều biết mọi việc đều có động cơ, bạn muốn áp dụng biện pháp thì trước tiên phải biết tại sao anh ta đột ngột nghỉ việc!!!
Dùng MECE phân tích, nguyên nhân nghỉ việc của anh ta chắc chắn cũng có hai loại: nguyên nhân bên trong và nguyên nhân bên ngoài, chúng ta sẽ lần theo luồng suy nghĩ này để phân tích. Nguyên nhân nội tại, ví dụ: Gia đình có chuyện, chia tay người yêu... Nguyên nhân bên ngoài: Không hài lòng với lãnh đạo, bị đồng nghiệp cô lập, phát sinh mâu thuẫn với đồng nghiệp... Khi đã rõ nguyên nhân, bạn có thể đưa ra giải pháp để giữ người. Dùng nguyên tắc MECE rút ra kết luận, việc thuyết phục cũng có hai loại: Thuyết phục bằng cảm tính và thuyết phục bằng lý tính. Thiên về cảm tính: nói chuyện, mời anh ta đi ăn, nhấn mạnh tầm quan trọng của anh ta đối với công ty, huy động toàn bộ phòng ban níu giữ anh ta... Thiên về lý tính, ví dụ: Giúp anh ta giải quyết vấn đề đang đối mặt, nhấn mạnh triển vọng sau dự án, triển vọng phát triển nghề nghiệp...
Sau khi đã có phương án giữ người, cần chuẩn bị phương án dự phòng: nếu họ vẫn muốn nghỉ việc. Lúc này cần giảm thiểu tổn thất xuống mức thấp nhất. Tương tự, qua phân tích MECE, tổn thất khi anh ta nghỉ việc cũng có hai phương diện, đó là: Tổn thất dự án do chính việc nghỉ việc mang lại, và các tổn thất sau khi nghỉ việc. Giảm thiểu tổn thất do bản thân việc nghỉ việc: Tìm người thay thế, nhờ hỗ trợ từ các phòng ban khác... Giảm thiểu vấn đề sau khi nghỉ việc: Hạn chế quyền truy cập, bàn giao các tài liệu quan trọng, nhấn mạnh với họ về việc giữ bí mật thông tin công ty...
Cuối cùng, toàn bộ tư duy và phương án được trình bày rõ ràng. Thế nào? Có thấy rõ ràng không, logic có chặt chẽ không? Có tư duy này rồi, bạn còn sợ gặp vấn đề mà đầu óc rối loạn, không có hướng giải quyết không? Đây chính là sức mạnh của việc sử dụng tư duy cấu trúc để phân tích vấn đề!!!! Tất nhiên, trong thực tế, còn cần khảo sát và xác nhận để đảm bảo phương án có thể triển khai hiệu quả.
