NguyenDang95
Senior Member
Chào mọi người, lâu quá mới có dịp lên bài viết mới. Lần này chúng ta sẽ không nghiên cứu về VBA nữa mà chuyển qua một lĩnh vực mà người dùng rất thường tiếp xúc khi làm việc với Outlook: đó chính là biểu mẫu. Biểu mẫu của Outlook chính là một cửa sổ hiện ra khi người dùng nhấn chọn Home trên thanh ribbon và chọn New Email khi soạn thảo email mới hoặc chọn New Contact khi tạo một liên hệ mới. Hình ảnh dưới đây thể hiện một biểu mẫu soạn thảo email mới tiêu chuẩn của Outlook.
Tuy vậy, đôi khi người dùng vẫn cảm thấy có chút gì đó gò bó với những trường thông tin có sẵn của biểu mẫu tiêu chuẩn và mong muốn khả năng lưu trữ thêm những thông tin khác. Ví dụ, một người quản lý nhân sự khi tạo liên hệ (Contact) mới mong muốn lưu trữ thêm một số thông tin của nhân viên như ngày bắt đầu vào làm việc, tuổi hay mã số nhân viên chẳng hạn. Để đáp ứng yêu cầu này, Outlook cung cấp cho người dùng khả năng tạo ra biểu mẫu tùy biến từ các biểu mẫu tiêu chuẩn (Email, Contact, Task, Note, v.v).
Bây giờ, chúng ta hãy thử làm một ví dụ xem sao. Giả sử như đã nói ở trên, một người quản lý nhân sự muốn lưu trữ thêm thông tin về tuổi, mã số nhân viên và ngày bắt đầu làm việc của nhân viên khi tiến hành tạo liên hệ mới, như vậy để tạo một biểu mẫu mới chúng ta cần thực hiện những bước sau:
Tuy vậy, đôi khi người dùng vẫn cảm thấy có chút gì đó gò bó với những trường thông tin có sẵn của biểu mẫu tiêu chuẩn và mong muốn khả năng lưu trữ thêm những thông tin khác. Ví dụ, một người quản lý nhân sự khi tạo liên hệ (Contact) mới mong muốn lưu trữ thêm một số thông tin của nhân viên như ngày bắt đầu vào làm việc, tuổi hay mã số nhân viên chẳng hạn. Để đáp ứng yêu cầu này, Outlook cung cấp cho người dùng khả năng tạo ra biểu mẫu tùy biến từ các biểu mẫu tiêu chuẩn (Email, Contact, Task, Note, v.v).
Bây giờ, chúng ta hãy thử làm một ví dụ xem sao. Giả sử như đã nói ở trên, một người quản lý nhân sự muốn lưu trữ thêm thông tin về tuổi, mã số nhân viên và ngày bắt đầu làm việc của nhân viên khi tiến hành tạo liên hệ mới, như vậy để tạo một biểu mẫu mới chúng ta cần thực hiện những bước sau:
- Từ màn hình chính của Outlook, người dùng chọn thư mục Contacts
- Tiếp theo, nhấp chuột vào Developer trên thanh ribbon, sau đó chọn tiếp Design a Form để bắt đầu thiết kế biểu mẫu dùng cho thư mục Contacts
- Xuất hiện một hộp thoại tên là Design Form, người dùng chọn tiếp Contact và nhấn Open để mở ra cửa sổ thiết kế biểu mẫu tùy biến. Như vậy, người dùng sẽ tạo ra biểu mẫu tùy biến mới dựa vào biểu mẫu tiêu chuẩn.
- Sau khi hiện ra cửa sổ thiết kế biểu mẫu, người dùng có thể thấy một cửa sổ thả nổi tên là Field Chooser, đây chính là cửa sổ chịu trách nhiệm quản lý, thêm và xóa các trường do người dùng tự định nghĩa. Bây giờ chúng ta thử tạo một trường tên là Tuoi với kiểu dữ liệu là Number để tính tuổi hiện tại của liên hệ (tất nhiên là dựa vào thông tin ngày sinh của liên hệ). Trường này sẽ xuất hiện trong mục User-defined fields in folder.
- Chúng ta tiến hành kéo thả trường Tuoi vừa tạo vào trang General của biểu mẫu, sau đó nhấp chuột phải vào textbox của trường Tuoi và chọn Properties
- Hộp thoại Properties hiện ra, người dùng chuyển sang thẻ Value. Ở dưới mục Initial Value có một nút Edit, người dùng nhấp chuột vào nút Edit để bắt đầu gõ công thức tính toán như sau: IIf([Birthday]<>"None", Int(DateDiff("d", DateSerial(Year([Birthday]), Month([Birthday]), Day([Birthday])), DateSerial(Year(Now()), Month(Now()), Day(now())))/365.25),""). Công thức trông không khác gì trong Excel. Đừng quên nhấp chọn tiếp vào mục Calculate this formula automatically.
- Nhấp chuột vào nút OK để đóng hộp thoại Properties. Để biểu mẫu tùy biến trên có tác dụng, chúng ta cần xuất bản (publish) nó vào thư mục Contacts hoặc thư viện Personal Forms. Người dùng nhấp chuột vào Publish và chọn tiếp Publish Form. Hiện ra hộp thoại Publish Form As, người dùng chọn tiếp Outlook Folders hoặc Personal Forms Library, tùy thuộc vào mong muốn của bản thân, đặt tên cho biểu mẫu Form Name và Display Name (tùy chọn), cuối cùng là nhấp chuột vào nút Publish để xuất bản biểu mẫu vào vị trí đã chỉ định. Cuối cùng, đóng cửa sổ thiết kế biểu mẫu và không lưu lại nó.
Trong tab General, người dùng chuyển từ IPM.Contact (biểu mẫu tiêu chuẩn) sang tên biểu mẫu tùy biến mà người dùng đã tạo ở trên trong mục When posting to this folder, use, sau đó nhấp OK để đóng hộp thoại lại.
Chúng ta thử tạo một liên hệ mới với ngày sinh để xem biểu mẫu có chạy như mong muốn không nhé.
Kết quả:
Last edited:
