Gia đình nó bố mẹ không biết hướng nghiệp, cứ thấy nó thích gì thì chiều đấy, với cái mác quản trị kinh doanh nghe oai. Giờ nộp đơn xin việc khắp nơi không đâu nhận. Tôi khuyên đi làm văn phòng tạm gì đó đi cho có kinh nghiệm và có môi trường làm việc cho quen mà không nghe.
Có nhất thiết phải có kinh nghiệm hoặc ngay từ đầu phải làm công việc văn phòng, nội nghiệp không? Tôi xin kể một câu chuyện của nhiều năm trước. Năm 1998, kết quả kỳ thi tuyển sinh đại học của tôi khá tốt. Tôi là người đầu tiên trong dòng họ đỗ đại học, đến mức ông nội còn mở tiệc để ăn mừng. Khi đó, ngành mà tôi muốn học nhất là Quản lý Thông tin, hơn nữa lại là của một trường đại học mới được xây dựng (cơ sở vật chất nhìn rất mới và rất hiện đại, nhưng điểm của tôi không đủ). Tuy nhiên, dựa trên sự hiểu biết của cha tôi về xã hội lúc bấy giờ, ông cho rằng muốn kiếm được nhiều tiền thì nên học ngành Xây dựng dân dụng; tệ nhất thì học Toán vẫn có thể trở thành giáo viên dạy Toán. Vì vậy, nguyện vọng 1 của tôi được điền vào ngành Xây dựng dân dụng của một trường đại học nổi tiếng. Tôi không chỉ không muốn học ở trường đó mà cũng chẳng hề hứng thú với ngành xây dựng. May mà chênh lệch điểm khá lớn nên tôi cũng không có cơ hội đỗ. Ngành Quản lý Thông tin, vốn là sở thích thật sự của tôi, được xếp ở nguyện vọng 2. Cuối cùng, tôi lại được phân vào nguyện vọng 6, là ngành Toán của chính ngôi trường đại học mới xây ấy.
Vì không mấy hứng thú với Toán nên tôi dành rất nhiều thời gian để chơi game, cụ thể là MUD (Multi-User Dungeon), và kết quả học tập cũng luôn rất kém. Thế nhưng trò chơi đó thực ra lại giúp ích cho cuộc đời tôi không ít. Chính nhờ nó mà tôi học được cách lập trình. Tôi còn tự viết một chương trình bot chỉ để khi mình đi ngủ thì nhân vật trong game vẫn có thể tiếp tục chế tạo trang bị.
Sau này tôi vào làm tại kho của một nhà máy sản xuất tấm nền màn hình. Chức danh quản lý kho nghe cũng chẳng có gì nổi bật. Ban đầu, công việc của tôi chỉ là tháo bao bì nguyên vật liệu vừa được dỡ xuống từ container, rồi chia tách chúng thành dạng có thể đưa vào dây chuyền sản xuất. Thế nhưng trong quá trình làm việc, tôi dần hiểu được logic thiết kế của hệ thống kho tự động AS-RS (Automated Storage/Retrieval System) và phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning). Về AS-RS, tôi còn là một trong những giảng viên nòng cốt đầu tiên của công ty được cử đi nghiệm thu thiết bị từ nhà cung cấp. Nếu nói về mức độ am hiểu AS-RS trong toàn công ty lúc đó, tôi tin rằng mình nằm trong top 3.
Trong thời gian quản lý kho, tôi nghiên cứu ERP và hiểu rõ cấu trúc BOM (Bill of Materials) của sản phẩm, nhờ vậy mà không cần ai hướng dẫn, tôi vẫn có thể tự phân tích quy trình sản xuất và chuỗi cung ứng của một sản phẩm. Sau đó, công ty điều tôi từ vị trí quản lý kho sang làm Material Controller (MC), đồng thời tham gia MRB (Material Review Board). Công việc của MRB là tìm cách xử lý lượng bán thành phẩm tồn đọng. Trong quá trình sản xuất luôn có rất nhiều nguyên liệu hoặc bán thành phẩm không đạt tiêu chuẩn để làm sản phẩm cao cấp nhưng vẫn có thể chuyển sang sản xuất các dòng sản phẩm cấp thấp hơn. Tim Cook của Apple cũng rất giỏi trong việc này, chẳng hạn như sử dụng những con chip không đủ mạnh cho iPhone để tạo thành MacBook Neo. Ở một số công ty, người khởi xướng những dự án như vậy có thể là bộ phận R&D, nhưng cũng có khi chỉ là một MC được giao nhiệm vụ và chịu áp lực phải xử lý, hơn nữa người MC đó lại rất giỏi viết email để gây áp lực lên R&D.
Sau đó tôi nghỉ việc để học cao học. Chuyên ngành tôi học là Kỹ thuật Công nghiệp, hướng Chuỗi cung ứng, cũng chính là lĩnh vực mà Tim Cook từng theo học. Tuy nhiên, tôi không học Kỹ thuật Công nghiệp vì Tim Cook. Khi tôi chuẩn bị thi cao học vào năm 2007 thì trên thế giới vẫn còn rất ít người biết đến ông. Mãi đến năm 2011, khi Steve Jobs lâm bệnh nặng và Tim Cook tiếp quản vị trí CEO, ông mới trở nên nổi tiếng.
Lý do tôi thi cao học ngành này đơn giản chỉ là để có cơ hội được thăng chức. Tôi làm thử đề thi của nhiều trường khác nhau thì chỉ có ngành Kỹ thuật Công nghiệp hỏi về kiểm kê tồn kho ABC và phương pháp FIFO, đúng những nội dung tôi biết làm nên ít nhất cũng không bị điểm 0. Còn đề thi của các ngành như Kỹ thuật Giao thông, Kỹ thuật Điện… thì tôi đến cả đề bài cũng không hiểu, nên đều coi như trắng tay. Vì vậy tôi đành chọn Kỹ thuật Công nghiệp. Tôi đăng ký thi vào năm trường đào tạo ngành này. Nguyện vọng 1 và nguyện vọng 2 đều không đỗ, cuối cùng theo học nguyện vọng 3.
Chính nhờ sự hiểu biết về AS-RS và ERP mà tôi có được đề tài để viết luận văn. Trong khi nhiều bạn học của tôi đến năm hai cao học vẫn còn chưa biết sẽ viết về chủ đề gì thì ngay từ năm nhất tôi đã hoàn thành khoảng 90% luận văn của mình. Sau khi tốt nghiệp thạc sĩ, tôi vào làm tại công ty thứ hai với vị trí Material Controller, rồi sau đó được điều sang làm Buyer và Sourcer. Khi làm Sourcer, công việc chính của tôi là tìm các công ty gia công bên ngoài để giao những công đoạn đơn giản, không quá quan trọng cho họ thực hiện. Về sau, vì môi trường sản xuất ở Trung Quốc quá tệ, đồng thời tôi cũng vô cùng chán ghét tình trạng làm giả và thiếu trung thực diễn ra quá phổ biến tại đó, nên công việc của tôi dần chuyển thành thuyết phục các đối tác trong chuỗi cung ứng cùng di dời hoạt động sản xuất sang Việt Nam.
Có thể bạn sẽ thấy phạm vi công việc mà tôi phụ trách ngày càng rộng, tưởng như tôi rất giỏi, nhưng thật ra không phải vậy. Bản thân tôi luôn cảm thấy con đường mình đi hầu như đều trái với điều mình mong muốn, đúng với câu: “Khi Chúa đóng lại một cánh cửa thì Ngài sẽ mở ra một cánh cửa sổ khác.” Ban đầu tôi không thi đỗ ngành Quản lý Thông tin mà mình yêu thích, phải học ngành Toán vốn chẳng muốn học, rồi làm những công việc có chức danh cũng không mấy nổi bật. Đến khi học cao học, tôi mới nhận ra Toán học thật sự rất quan trọng và phải học lại những kiến thức Toán mà trước đây mình từng học rất tệ. Sau khi tốt nghiệp thạc sĩ, tôi muốn quay lại công ty cũ làm việc nhưng đi phỏng vấn đến năm lần đều thất bại. Sang công ty thứ hai lại gặp những đồng nghiệp người Trung Quốc khiến bạn tức đến mức muốn vỡ mạch máu. Thế nhưng cuối cùng, một cách hoàn toàn ngoài dự tính, tôi lại quay trở về làm một dạng công việc giống Quản lý Thông tin, nhưng không phải kiểu được dạy trong sách giáo khoa. Hiện nay, công việc chủ yếu của tôi là phân tích ưu và nhược điểm của việc chuyển dây chuyền sản xuất ra khỏi Trung Quốc, đánh giá chi phí đầu tư, tỷ suất hoàn vốn và lượng hóa các rủi ro.
Gần hai mươi năm đi làm, điều tôi giỏi nhất có lẽ chỉ là thuyết phục và đàm phán, khiến những vấn đề hơi phức tạp trở nên có vẻ không quá khó hoặc khiến người khác cảm thấy các điều kiện đưa ra cũng khá hợp lý. Tôi không thể giống như tổng giám đốc của một công ty, chỉ cần ra một mệnh lệnh là sẽ có cả một đội ngũ cấp dưới tìm mọi cách để hoàn thành. Tôi phải đi khắp nơi mời đồng nghiệp tham gia họp, từng bước thuyết phục các trưởng bộ phận đồng ý dành nguồn lực hỗ trợ, xin chữ ký xác nhận, rồi trình lên cấp quản lý cao hơn hoặc hội đồng quản trị để phê duyệt. Tôi phải làm đi làm lại các bài thuyết trình cho đến khi tất cả mọi người đều đồng ý. Đến giai đoạn triển khai, mỗi khi xảy ra sai lệch, tôi lại phải nhiều lần xác định trách nhiệm thuộc về ai, tìm kiếm nguồn lực mới để bù đắp, rồi tiếp tục hạ mình nhờ cậy những người có nguồn lực đó giúp đỡ.
Cảm giác ấy giống như khi bạn phát hiện ngôi nhà tổ tiên của dòng họ mình đã xuống cấp nghiêm trọng. Bạn phải đi thuyết phục từng người chú, người bác góp một ít tiền. Bạn phải tự lên bản thiết kế, hết lần này đến lần khác giải thích với cả dòng họ rằng phương án này là phù hợp nhất cho mọi người. Bạn phải tính toán toàn bộ chi phí vật liệu, tự đi mua vật liệu và yêu cầu giao đúng thời điểm mình cần. Bạn phải thuê nhà thầu thi công, mỗi ngày đều phải kiểm tra xem thợ có xây sai hay không. Nếu họ xây sai, bạn còn phải chứng minh được là do mình chưa nói rõ hay do chính họ tự ý làm khác. Nếu thật sự là lỗi của thợ thì ngoài việc phải cứng rắn khấu trừ tiền công, bạn còn phải tìm những người thợ lành nghề có khả năng sửa chữa, rồi hạ mình năn nỉ họ dành thời gian đến giúp. Nếu thật sự không tìm được người phù hợp thì cuối cùng chính bạn phải tự xắn tay áo lên làm.
Ngày này qua ngày khác, năm này qua năm khác, đó mới là cái gọi là “quản trị doanh nghiệp” trong xã hội thực tế. Nếu có thể dùng chính cách tư duy và kinh nghiệm đó để đi phỏng vấn, thì việc được tuyển dụng có lẽ sẽ không quá khó. Vì vậy, cũng không nhất thiết phải có sẵn nhiều kinh nghiệm hoặc ngay từ đầu phải làm công việc văn phòng hay nội nghiệp.
Đây chính là hệ thống AS-RS. Ngày nay, kho AS-RS thường được kết nối trực tiếp với dây chuyền sản xuất. Bộ phận lập kế hoạch sản xuất (Production Control) gửi lịch sản xuất đến kho, sau đó nhân viên cấp liệu chỉ cần thao tác trên máy tính để điều khiển AS-RS tự động đưa nguyên vật liệu lên dây chuyền. Ở những hệ thống AS-RS tiên tiến hơn, khi thiết kế chương trình điều phối để các xe vận chuyển tự động tránh va chạm và nhường đường cho nhau, các kỹ sư thường tham khảo Queueing Theory (Lý thuyết hàng đợi) để tính toán kích thước phù hợp của khu vực chờ. Mà cốt lõi của Queueing Theory lại dựa trên Markov Chain trong toán học. Nếu trong lúc lập trình không thể đồng thời tính toán dung lượng hiện có của khu vực chờ thì rất dễ xảy ra tình trạng nhân viên cấp liệu gửi quá nhiều lệnh cấp cùng một loại vật liệu trong một lúc, làm tắc nghẽn toàn bộ tuyến cấp liệu. Khi đó, các loại vật liệu khác sẽ không thể được đưa vào dây chuyền sản xuất, khiến dây chuyền phải dừng hoạt động. Video này có sẵn phụ đề tiếng Việt.
Trong video đó còn nhắc đến một khái niệm rất thú vị. Đó là hàng hóa thực ra hoàn toàn không hề di chuyển, nhưng ngay trong kho đã hoàn tất giao dịch. Chỉ cần thay đổi thông tin nhận dạng và quyền sở hữu trong hệ thống thì lô hàng đó tự động trở thành hàng của tôi. Sau đó, hàng của tôi sẽ tiếp tục nằm trong kho cho đến khi đủ một xe tải rồi mới vận chuyển một lần về công ty, nhờ đó tiết kiệm đáng kể chi phí vận chuyển. Những kỹ sư thiết kế chương trình AS-RS còn giỏi hơn nữa thậm chí sẽ xây dựng chức năng tự động tái cấu trúc dữ liệu. Ví dụ, một lô hàng được giao dịch vào tháng 3 và quyền sở hữu đã chuyển sang khách hàng A, thì trong các giao dịch sau đó khách hàng B sẽ không thể mua lô hàng này. Tuy nhiên, nếu khách hàng A chờ nhiều tháng vẫn chưa gom đủ một xe tải, trong khi nhà cung cấp vẫn liên tục sản xuất hàng mới và nhập kho, hệ thống sẽ tự động tái cấu trúc dữ liệu. Những lô hàng mới hơn sẽ được chuyển sang đứng tên khách hàng A để tiếp tục chờ gom hàng, còn những lô hàng cũ đã nằm kho quá lâu sẽ được hủy quyền sở hữu của khách hàng A và chuyển sang giao ngay cho khách hàng C. Cách làm này giúp vừa bảo đảm quyền lợi của khách hàng, vừa giảm thời gian tồn kho của hàng hóa.