Cách áng chừng lên budget sao cho được duyệt
hay Phương pháp Guesstimate và cách budget allocate
Bài này viết đăng blog nhưng thấy ứng dụng được cho plan MKT nên share vào đây để ae vozer nào đang follow thì có thêm framework để làm. khá cơ bản nhưng mình dùng thấy khá okie.
Vẫn tiếp tục Series hướng dẫn sinh viên, thank gods các bạn cũng làm đến bước gần xong này. Dù bài không tốt thì cũng chả sao, vì với mình thì done task is good task. Chưa tốt có thể cải thiện ở những bài sau và nắm phương pháp để làm khi làm thật
Vào bài chính, báo budget làm sao để được duyệt là 1 nghệ thuật, nằm ở việc ước tính và tinh chỉnh sao cho hợp lý (bởi sếp + kế toán) mà vẫn đạt mục tiêu. Nó bao gồm cả phương pháp luận, kinh nghiệm và số liệu quá khứ, cùng với điều chỉnh kết quả để quản lý phạm vi.
Khi có 1 phương pháp ước tính chính xác, thì sếp và kế toán nếu không duyệt, thì cũng sẽ hiệu chỉnh phép toán để từ đó biết được mức độ sẽ làm, từ đó dễ đạt được tiếng nói chung hơn.
Còn nếu không có phép toán thì ôi thôi, ai cũng cho mình là đúng, đến lúc cãi nhau mệt thì dù có thắng cũng chả còn có năng lượng để làm nữa
1 cái lợi khi có phương án guesstimate, là những task tương tự lần sau chỉ cần điều chỉnh phép toán, excel nó tự chạy, nhàn hẳn.
Cơ sở phương pháp luận về guesstimate (như hình), nằm ở 2 phần là top down (từ trên xuống) và Bottom up (từ dưới lên). ước tính xong thì cái nào thấp hơn thì tính theo cái đó.
Thường thì mình sử dụng phương pháp này để ước tính phạm vi, market size, lưu lượng người tham gia... để từ đó tính ra các con số phía sau như KPI, số hàng sampling, chi phí nhân sự... Ở bài hướng dẫn, mình note cho các bạn về cách ước tính Total Available Market (TAM), Total Obtainable Market (TOM) và Serviceable Obtainable Market (SOM) để từ đó ước tính số lượng tiếp cận và nhận diện của campaign, bổ tiếp ra được budget cho từng tầng và phân bổ theo tactics (budget allocate). sau khi tính ra thì hiệu chỉnh cho hợp lý.
Ví dụ đó thì mình không dùng phương pháp bottom up, nên mình sẽ share ví dụ về đợt sampling mình lên plan ở đợt khai trương Lotte Mart Hồ Tây ngành hàng tiêu dùng mẹ & bé. Cụ thể:
Đề bài: phát Sampling ở Lotte Mart Hồ Tây dịp khai trương, 3 ngày cuối tuần thứ 6, thứ 7, chủ nhật.
Cần tính: ngân sách và KPI cho hoạt động (phát được bao nhiêu mẫu, thu về bao nhiêu SĐT, mời mua được bao nhiêu hóa đơn)
Phương pháp mình tính như sau (chi tiết xem hình):
- Lotte Mart là Mall lớn, giả sử số người đến Lotte Mart dịp khai trương tương đương với Vạn Hạnh Mall giờ cao điểm, sẽ có 40.000 lượt khách.
- Tính số lượng bố mẹ có con từ 1 - 2 tuổi (chỗ này mình tính bằng cách lấy số trẻ em sinh ra trong 2 năm 2021 và 2022 nhân đôi lên), từ đó tính được tỉ lệ theo nhân khẩu học là 5,69%.
- Dự toán số người vào siêu thị từ số người đi Mall (mình đưa con số là 60%, nhưng thực tế chắc là ít hơn)
- Tỉ lệ người quan tâm gian hàng Sampling là 50% (vị trí sampling khá đẹp, ngay lối đi ra khu ăn uống tại chỗ)
- Tỉ lệ người dùng thử sản phẩm 50% (cái này ước tính tạm)
- Đến đây, cần ước tính từ dưới lên bằng phương pháp nghẽn cổ chai để so sánh với con số này. Mình ước tính dựa trên diện tích của quầy sampling và thời gian mỗi người sử dụng đồ dùng thử là 15s, tính ra được 400 người/ngày, lớn hơn con số 341 nên tính theo con số 341)
- Tỉ lệ người mua hàng để nhận quà mình đặt là 30%, vì hàng low involvement, có khuyến mãi nên (chắc là) khách hàng không ngại thử.
- Từ đây, mình tính ra được các thông số cần thiết để đặt KPI cho đội sampling, tính số suất ăn thử, tính chi phí mỗi suất rồi nhân lên. Từ đó, mình có cơ sở để đề xuất budget.
Sếp duyệt, nhưng chị Kế toán điều chỉnh 1 tí phần ngân sách quà tặng và hóa đơn. Cuối cùng cũng xong. Từ đó lên plan chi tiết và triển khai.
Phương pháp này có chính xác không? well, sau khi chương trình diễn ra, bọn mình thừa đồ khá nhiều. 2 hôm sau bị cũ nên mang đổ (chắc cũng mấy lạng thịt bò
). Mấy con chó gần công ty được 1 bữa no, từ đó nhìn mình với ánh mắt yêu thương đến lạ, chúng nó không sủa mỗi khi mình đi qua nữa.
Anyway, nếu chưa có kinh nghiệm triển khai, thì Guesstimate chắc chắn sẽ lệch vì thông số không khớp. Nhưng sau lần đầu, sẽ có kinh nghiệm từ thực tế để điều chỉnh. Làm đến lần thứ 2 3 chắc là lệch không quá nhiều nữa.
Quan trọng là được duyệt để làm
)
chúc các bạn áp dụng may mắn.